Před hrou

Tuto stránku berte jako checklist toho, co je potřeba připravit a zařídit před hrou. Čím dřív všechno stihnete, tím líp. Nenechávejte tisk nebo shánění B-týmu na poslední chvíli. Nepodceňujte přípravy a nespoléhejte na to, že večer před hrou ještě přesázíte nějakou šifru a hodinu před startem předáte instrukce všem pomocníkům.

Šifry

  • Vývoj. Vymýšlení, testování, předělávky, další testování… Až k úplné spokojenosti.
  • Sazba. Vysázení do finální podoby – hlavička s logem hry, efektivní využití papíru (několik šifer na stránku).
  • Výroba. Platí pro artefaktové šifry.
  • Finální testování / korektura. Nejsou nutní testeři, ale každou finálně vysázenou šifru by měl někdo přeluštit.
  • Řešení. Vytištěné do cíle, připravené pro zveřejnění na webu hry hned po skončení.

Tisk

  • Šifry. Odhadnout, kam postoupí kolik týmů; čím blíže k cíli, tím méně výtisků je potřeba.
  • Startovní obálka. Startovní pokyny, karta týmu, upřesnítka, kontakty na organizátory pro případ nouze…
  • Stop obálka. Informace o tom, kde je cíl (pokud týmy hru vzdají nebo se tam chtějí jít po skončení podívat).
Týden před hrou to byl už docela shon, šifry se tiskly ostošest, pro zajímavost, potiskli jsme asi 8000 stran papíru, 100 a víc průhledných fólií, byli v divadle vyzkoušet bránu, rozdělili jsme funkce, dosháněli poslední B-týmáky a strávili několik odpolední programováním brány a webinfa. Jedno odpoledne je speciální časová jednotka, vyznačující se tím, že probíhá především v noci a v posledním týdnu před hrou se za ni dá stihnout prakticky cokoliv.
reportáž organizátorů, Matrix 2014

Stanoviště

  • Seznam stanovišť. Ideálně s fotkou, mapkou, GPS souřadnicemi a popisem, kam šifru umístit (aby místo nalezl kdokoli z organizátorů či B-týmu).
  • Obaly na šifry. Takové, do kterých nenateče voda.
  • Odrazky, nálepky. Na označení nehlídaných stanovišť v terénu.
  • Materiál na stanoviště. Seznam týmů (pokud je potřeba odškrtávat), reflexní vesty pro B-tým.
  • Start. Seznam týmů na registraci, startovní obálky…
  • Cíl. Navigace (šipky po budově), cílový úkol (pokud je), občerstvení, řešení šifer…

B-tým – lidé

  • Pomocníci na startu. Registrace týmů.
  • Hlídači stanovišť.
  • Fotografové. Měli by znát celou trasu a očekávaný příchod týmů na stanoviště.
Pak už stačí vymyslet, vytisknout, nařezat a zabalit přes 30 šifer a nespočet doprovodných textů, nasprejovat Bratra, naplánovat naplánovatelné, pomodlit se za zdárný průběh nahodilého, přemluvit kamarády, známé a příbuzné, aby dobrovolně v průběhu hry mrzli na různých místech Prahy, a je vše připraveno ke startu.
reportáž organizátorů, Matrix 2015

B-tým – logistika

  • Proškolení. Co může B-tým říkat, kde má kdy být, co dělat a nedělat. Ideálně napsat předem a zopakovat na osobní schůzce pár dní před hrou. Osobní setkání je důležité, obzvlášť pokud pomocníci nikdy na šifrovačce nebyli. A dá se spojit s nějakou užitečnou činností, třeba přípravou startovních obálek.
  • Pokyny. Vytištěné pokyny, kontakty na organizátory (ideálně i na ostatní B-týmáky) pro případ nouze. Ukázkovým dokumentem je B-tým manuál z TMOU 13, podívejte se na něj.
  • Reflexní vesty. Obzvlášť tam, kde mají být ve tmě vidět nebo být rozeznatelní od účastníků.
  • Časový plán. Pro potřeby organizátorů se často zavádí virtuální tým – kyborgové. Tento tým zná princip šifry po prvním přečtení a luští maximálně efektivně. Při přesunech nebloudí. Vybalit a sbalit se na stanovišti mu trvá ani ne minutu. Časový plán pak bude závislý na očekávaných příchodech kyborgů, mediánu (hlavní herní pole) i nejpomalejších týmů.
  • Auta / doprava. Kdo s kým se kam jak dostane.
  • Spánek. Řidiči musí spát, neřidiči by měli taky!
Jména týmů jsou vůbec kapitola sama pro sebe. B-tým si pochvaloval odškrtávání nečekaných názvů v seznamu. Někdo odškrtával tak poctivě, že si nevšiml stometrové fronty obtočené kolem orloje. Jiný se nechal slyšet, že ho občas děsí, když přijde tým: „My sme hovada“. A vůbec, můžete po pomocnících chtít, aby zachovali vlídnou tvář, když dojde na: „Ahoj, my sme zpičikundy“?
reportáž organizátorů, TMOU 15

Byrokracie

Pro všechny hry, bez ohledu na jejich velikost:

  • Propagace. Odvíjí se od cílové skupiny. V rámci šifrovací komunity je základem záznam v kalendáři. Dostatkem informací je možné předejít odlišnému očekávání a roztrpčení hráčů (např. hra je určená pro začínající hráče, organizátoři si na hře budou testovat neotřelé a šílené nápady, …).
  • Média. Může se hodit i propagace v médiích. Ať už kvůli budování povědomí o šifrovačkách obecně, nebo třeba kvůli informování občanů, co se v jejich obci bude dít.
  • Rozpočet.
  • Odměny. Tradiční odměnou pro vítěze bývají trička s logem hry. Deset triček různých velikostí vyjde cca na 1 500 Kč. Drobná odměna pro pomocníky také potěší.

Větší hry čeká byrokracie ještě víc. Zde uvádíme seznam věcí, které má na svém každoročním checklistu produkční TMOU:

Varování! Organizátoři, kteří se tímto seznamem budou řídit, se možná ochudí o pár zážitků, když se nebudou ve dvě ráno nahánět s policajty hledajícími uprchlíky, uklidňovat rozčilené občany, kteří nemůžou spát kvůli štěkotu vlastních psů, nebo nad ránem ukecávat myslivce na honu, jestli by opravdu nebylo možné obejít lesík s naším stanovištěm ještě trochu větším obloukem.
- Apanači, produkční TMOU 17
  • Oznámení konání akce na území lesů. Dle lesního zákona (§ 20 odst. 5) je potřeba pro „organizované nebo hromadné sportovní akce“, které se konají na území lesa, předem sehnat povolení majitelů lesů a oznámit akci orgánu státní správy lesů. Nakolik se toto týká i šifrovaček, je diskutabilní. U šifrovačky pro 15 kamarádů nad tím můžete mávnout rukou, šifrovačku pro 1 200 lidí už oznámit musíte. Jednak se tak můžete vyhnout spáchání přestupku a pokutě až 15 000 Kč, jednak je větší šance, že se zavčas dozvíte o případné těžbě dřeva, honech a dalších komplikacích, které by mohly hru ohrozit. Návody ke stažení (zjištění vlastníka, použití katastru a geoportálu, vzor oznámení).
  • Zábor veřejného prostranství. V obcích, příp. městských částech může být vyhláškou dána povinnost získat povolení k pořádání sportovních a kulturních akcí na veřejném prostranství, což se někdy může týkat i šifrovaček. Případně se na šifrovačku může vztahovat povinnost získat povolení ke zvláštnímu užití komunikace (např. náměstí) nebo povinnost oznámit shromáždění. Záleží na konkrétní obci a domluvě. Je vhodné informovat se v dané obci, počítat s častou 30denní lhůtou pro vyřízení a možným poplatkem.
  • Informování obcí. Za zvážení stojí informování obcí i bez ohledu na legislativu. Snáze se tak předejde komplikacím, případně může obec sama nabídnout podporu. Může pomoci i přímé informování obyvatel (např. hlášením v rozhlase, osobně v několika domech blízko stanoviště apod.).
  • Informování policie. Obdobně se hodí předem informovat policii – ať ví, co se v ulicích děje, a má dostatek informací, pokud by se občané ptali.
  • Informování dalších subjektů. Pokud hra může narušit práci někoho jiného, je slušnost dát o sobě vědět a domluvit se (např. při plánování hlučného startu vedle divadla apod.).
  • Povolení k vjezdu autem. Může být užitečné pro přiblížení lidí nebo materiálu ke stanovišti. Výjimku ze zákazu vjezdu do lesa (který platí i na účelových komunikacích bez zákazové značky) může udělit vlastník lesa (u státních lesů zpravidla opět lesní správa), v městských parcích jejich správce, na soukromém pozemku majitel.
  • Pohotovostní složka. Při hře přijde vhod nachystaná složka s vytisknutými veškerými povoleními, smlouvami, oficiálními e-maily a důležitými telefonními čísly (třeba na správce pronajatých objektů) a člověk, který bude případné „byrokratické“ průšvihy řešit.
  • Doprava, posila spojů. Přes ČD aktuálně nejde zařídit posila vlaků, aniž by se předem koupily lístky.

Závěrem připojujeme radu nad zlato. Na každé šifrovačce se najde něco, k čemu je potřeba spolupráce cizích lidí nebo úřadů. Pokud to jen trochu jde, vždycky je lepší domlouvat se osobně. Odmítnout cizího člověka v e-mailu nebo po telefonu je mnohem snazší než odmítnout zapáleného organizátora tváří v tvář. Nachystejte si pár úvodních vět, kterými dotyčného nadchnete a vysvětlíte mu, proč má hru podpořit (pozor na slang, pod kterým si nic nepředstaví – šifrovačka, orgové,… ). Malá pozornost ve formě letáčku nebo šifrovací hračky z minulého ročníku určitě neurazí; naopak bude v kanceláři nemilosrdně připomínat, že jste něco chtěli. Promyslete, jestli a co můžete nabízet jako protislužbu (propagaci na webu, pomoc organizátorů, vytvoření šifry na míru apod.). Promyslete, jak daleko jste ochotní v rámci protislužby zajít. Je přijatelné vystavit firemní logo na web, tisknout logo na každou šifru, rozeslat reklamu hráčům na e-maily? Popřemýšlejte, jestli je hra něčím všeobecně prospěšná a může získat podporu obce, kraje, konkrétní organizace apod.

„Héj, to bylo fakt super, jak byla ta šifra v tom starým klášteře! A Míla říkal, že stačilo zajít si na prohlídku a zeptat se průvodkyně. Paráda!“ „Eee?“ (poté co jsem v průběhu předchozího půl roku postupně ukecala biskupství, ukecala obec, třikrát řešila naštvaného správce, mnohokrát si volala se starostou a jeho ženou, po nocích před hrou řešila instalaci šifry a po nocích po hře sepisovala propagační článek pro obec… )
- Apanači, produkční TMOU 17